模式化工作術

2014/05/25
~ 阿亮 ~

推薦一本書「模式化工作術」,由一位日本人「信太明」所著,他是一位網路業創業家,創立的公司致力於提供優化 SEO 的解決方案,這本書不是在講 SEO,而是在講他如何模式化工作,讓菜鳥接手後,可以在三個月內跑相關 SEO 業務。

 模式化工作術

這本書的許多觀念方法,都很不錯,也是我好幾年程式設計生涯中,努力學習在建立模式化流程的主要參考方法論之一。

也許您會說,不對吧,模式化聽起來就像產線人員依循的 SOP,創業(或者寫程式)追求的是一種創新的方法,不是所謂的 SOP,答案是:無論傳統事業,或者是新創事業,絕對有 75% 以上的工作內容是在處理日常瑣碎事項,包括收 Email、找尋資料、連絡事情等等。所知極有成就的企業老闆或學術大老等,絕對有一套很有效率的方法,用 25% 的時間掉 75% 以上的工作,可能您會說這些老闆有祕書幫他們處理瑣碎,但在祕書請假的期間,他們若自己下來做,絕對能很快地處理掉相關事宜,很多情形如何有效率地處理,相信大都是老闆都建立好一套方法,請祕書務必依循的。

這本書的方式,不外乎就建立表格、建立記錄等常見的方法,每個人適應的工具都會不一樣,就算同一個人,時間變遷之後,方法也都會改變。以下只是針對我最近二年身為獨立 App 開發者,開發多支 Apps 的經驗,分享我覺得還蠻有幫忙的一些小方法;當然,就如書中提到:「沒有最佳的模式化方法」,而且好與不好的方法,因人而異,參考看看^^

記錄是模式化的第一步
開發過程難免會安排了幾天其他活動,比如開會、約會或者見客戶等等,這些的活動,因為開發過程中斷,變成都要花許多時間重新瀏覽程式來回想進度;如果養成習慣,隨時進行的過程,隨手記錄目前的進度、查得資料的來源等等,做類似以下每日的進度記錄;另外,文件前端可以隨時加上該項目想要做的功能或備忘等。

記錄是模式化的第一步

 

雖然,大部份的記錄九成很有機會是沒有用了,但不少機會,利用一些記事軟體(ex. EverNote) 內建的搜尋一下,常常可能省去大量上網查詢資料的時間;另外,每日要看接下來要做的事情,比較不會遺漏。

有些步驟又再次用到時,若評估出未來會再用到的步驟,就會獨立出來再完整整理一份文件,比如:

  • Virtual Private Server 移機步驟及設定
  • iOS Push Certification 設定

這種動作就是「模式化」的一種形式,相對於許多程式語言 IDE 也有這種 Extract to Method 的方法,這是 Refactor 的方法之一,很好用的。

對於接案的經驗,這種方法在於最後要產出報告,雖然要花點時間整理,但相對於寫完程式,再去Review Code 回想做過哪些功能,一定節省好幾倍時間,也不會遺漏相關的重點。

 

快捷鍵
除了像書中提及熟記 Ctrl+C(Copy) Ctrl+P (Paste) Ctrl+X (Cut) 等等方法,除了這些之外,其實在 Mac 上有幾個軟體,可以節省更多時間,比如 TextExpander  可以用來只要輸 ;addr 就自動轉成一長串的中文地址。 另外,在幫助寫程式方面,我更推 Alfred  這個軟體,它可設許多 script 來進行 google, 查字典, snippet 等等各種強大功能,以下以其中 snippet 為例

Alfred

以上圖為例,這是我目前所建立的常用 snippet,只要輸入 pa objc 再 enter 第一項,就會產生以下的程式碼,甚至更長的程式片段,這是可以自行定義的,這樣就會節省相當大量的時間!

if ([[UIDevice currentDevice] userInterfaceIdiom] == UIUserInterfaceIdiomPad)

 

提醒事項
即所謂 ToDo List,這個東西一直我認為最不好處理的項目,也是以前最常換不同應用程式,雖然它看起來很簡單,也因此研究一些 GTD 方法論;但結果常常會像去 KTV 唱歌一樣,原本有依序輪流去一首一首地唱,最後一定會有一大堆插歌單,然後結果就一堆歌單就永能就唱不到了…. XD

我試過一堆 Omni Focus, ToDo 等應用程式,最後還是弄回 Mac 提供的預設「提醒事項」,因為 Macbook/iPhone 之間 sync 比較沒問題,在外面跑時,記在 iPhone 上,很容易就會同步到 Macbook 上。

提醒事項

方法大致如下:

  • 走路、通勤等零碎時間,當下想到的想法,就先放「收件匣」
  • 每天開工時,很快瀏覽收件匣,決定是「最近幾天必做」(包括當日)、「預定短期必做」、「未來再找時間做」以及「發想階段,還沒決定」等分類
  • 決定後,很快將「最近幾天必做」內完成
  • 若「最近幾天必做」清空時,整理其他分類內的項目,再分配到「最近幾天必做」等分類,以此類推。

當然,有些項目就像唱不到歌單,可能存在了很久,這時候就清掉它也無妨,這表示它在內心的地位不是那麼重要,若重要,早就完成它了。砍了它,生活會更單純,哪一天它變重要了,哪一天再加回來,一切也都還來得及。

最後
當然,如書中所提,沒有所謂最佳模式化方法,每種方法是會一直演變下去的,就像創業的過程總是要修正方法,甚至每隔一段時間,就要 Pivot 相關方法;模式化的目的在於有效率地時間,期許在於正常、不用加班的模式生活下,完成任何生命活動,無論家庭、事業以及生活。

你可能常常會覺得為什麼有些人可以很快做出許多進度,不是因為他們很聰明,而是他們可以很模式化、很短時間內處理掉日常必要活動,留下許多思考創意的時間,長時間下來,勝負就很明顯了。所以,遇到瑣碎事情不該是在那邊抱怨:「我為什麼要花時間做這些瑣碎的事,我應該要做更重要的事」。如果您遇到是常講這種話的老闆或者夥伴,勸您還是早早離開吧,在他的手下工作,應該是學不到怎樣有效率地做事,只是學到怨東怨西地面對事情。不。會。長。進。

因此,如何有效率地生活,是我自己期許還要很努力的目標!!



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